Alle offentlege organ plikter å ha eit arkiv der dokumenta er sikret for ettertida. Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative føremål skal til eit arkivdepot. Kommunane kan velje om dei vil deponere sjøløve, eller overlate dette til ein interkommunal depotinstitusjon. Hareid kommune si oppbevaring av dokument tilfredsstiller ikkje arkivloven. Kommunen har i dag følgjande rutinar: Etter fire år vert saksmappene lagde i merket papirkassettar, og overført til eit bortsettingsarkiv. Etter åtte år vert papirkassettane overført til eit fjernarkiv. Hareid kommune sitt bortsettingsarkiv er på loftet ved rådhuset. Både bortsetjings- og fjernarkivet har så små rom at papirkassettane med saksmapper må stablast på golv og opp på kvarandre. Noko som gjer framfinning av materiale vanskeleg. I tillegg er papirkassettane lett tilgjengelege for uvedkomande, og står usikra i forhold til brann.

48.000 kroner i året

I saksutgreiingen skriv rådmann Arne Gunnar Ascehehoug at kommunen etter hans syn har to alternativ: Anten ei intern løysing med tilrettelegging av rom på Hadartun, eller ei ekstern løysing med leige av depot ved IKA Møre (Arkiv og kulturformidling) i Ålesund. Han har rekna ut at dersom kommunen skal satse på eigne lokale ved Hadartun vil tilrettleggjinga av rommet koste om lag 200.000 kroner. Det må mellom anna leggjast varme i golvet og installerast brannalarm. I tillegg må det setjast av midlar til personale som kan rykkje ut til fjernarkivet ved førespurnader frå publikum. IKA sitt tilbod er på 48.000 kroner årleg for 200 hyllemeter. Noko som er rekna ut i forhold til hyllemeter med arkiv som Hareid kommune har trong for. Inkludert i denne summer er også at IKA-arkivet er betjent kvar dag. Oversendinga av dokument vil skje anten via brev, e-post, faks eller bil, avhengig av storleik. Truleg vil det i dei fleste tilfellene gå rasfare å få ut dokument frå det profesjonelle arkivet i Ålesund, enn om kommunen skulle passe eit fjernlager på Hadartun.