Når det gjeld mannskapsskifte er variablane nærast tallause, dei endrar seg stadig – og reiarlaget må ha oppdatert oversikt til ei kvar tid. Det er feriar og kurs, ulike turnusar og ulike krav til bemanning etter kva oppdrag båtane er ute på. Det skiftar frå dag til dag og månad til månad. Crewing manager i Rem Offshore, Brit Ytrebø, trengde eit nytt og betre system og ho tok kontakt med firmaet Exlevel AS.

Exlevel har spisskompetanse på bedrifter sin bruk av Microsoft Office-programma, og dagleg leiar i Exlevel, Therese Frøystad Igesund, fann ut at programmet Excel peikte seg ut som det best egna verktøyet for oppdraget frå Rem Offshore.

– Microsoft Excel er eit program som dei fleste bedrifter, også Rem Offshore, har og bruker. Ved å bruke dette programmet fekk ein låge oppstartskostnader og det gjorde det enklare både med opplæring og drift.

Alltid oversikt

Therese F. Igesund fortel at det nye systemet gir all informasjon som trengst inn mot mannskapsskifte på alle fartøya til Rem Offshore.

– Mannskapsavdelinga får ei fullstendig oversikt over alle variablane i mannskapsskiftet og systemet er utarbeidd på ein måte som gir svært gode rapporteringsmulegheiter.

Exlevel har sørga for at filsystemet er brukarvenleg og at alle data til ei kvar tid er korrekte og kvalitetssikra. Det er effektivt og sikrar god informasjonsflyt.

Etter fleire månader i drift, kan Igesund slå fast at dette fungerer optimalt.

– Det har ikkje vore eit feilslag så langt.

Effektiv samhandling

Assisterande crewing manager i Rem Offshore, Margunn Knotten Leine, peiker på fordelane med at dei no har eit system som er likt for alle båtane og dermed alle mannskapskoordinatorane. Det gjer det enkelt for andre å steppe inn og ta over oppgåver når det trengst.

– Vi har fått eit system som gir oversikt og struktur. Det er meir effektivt og det er lettare å halde vedlike, seier Ytrebø og Leine.

Therese F. Igesund gler seg også over resultatet. Ho har bygd opp ei bedrift ut frå hennar kunnskap om Office-programma, og tilbyr konsulenttenester og bedriftsinterne kurs slik at bedrifter kan drage meir nytte av mulegheitene i desse programma.

I oppdraget til Rem Offshore vart Excel-filene tilpassa for ei bedrift med mange hundre tilsette, men ho meiner at også mange mindre bedrifter vil kunne ha nytte av dette filsystemet.

- Dette er nyttig i bedrifter der tilsette går i turnus og ein skiftar bemanning, men også i bedrifter der tilsette jobbar i ulike prosjekt og ein må ha oversikt over kva folk ein har tilgjengeleg på ulike prosjekt til ulike tider.

Ytrebø og Leine seier Rem Offshore (oppdragsgivaren deira) og Det Norske Veritas er svært fornøgde med løysinga som er levert av Exlevel.

– Det er forenkla, meir effektivt og gir betre samhandling i bedrifta.